Aplikácie z dielne Microsoft používa mnoho ľudí v pracovnej i osobnej sfére. Písanie textov v Microsoft Word, či vypracovanie reportu s použitím Microsoft Excel. Pre efektívnu tímovú komunikáciu ste aspoň raz otvorili Microsoft Teams alebo Outlook. Spomínané aplikácie sú však len špičkou ľadovca. Microsoft ponúka oveľa viac riešení pre efektívnu prácu vo firmách. Poďme sa zoznámiť s menej známymi, ale užitočnými nástrojmi z balíka Microsoft 365 Office a zistiť ako využiť jeho funkcie naplno.
1. Sharepoint
Katka vypracuje firemnú prezentáciu a následne ju odošle Mirovi s názvom prezentacia. Keďže je prezentácia v „raw“ stave, Miro spraví výrazné zmeny a doplní dôležité údaje. Následne ju odošle Katke naspäť s názvom prezentacia_2. Katka prezentáciu skontroluje, opraví a pošle, s názvom prezentacia_3, grafikovi na finálny vizuál. Ten ju pošle o pár dní Katke naspäť v stave prezentacia_final. Katke a Mirovi však napadnú ďalšie informácie, ktoré by mohli byť v prezentácii užitočné, a tak sa proces zopakuje až nakoniec je prezentácia v stave prezentacia_final_23….
Je toto vypracovanie efektívne? Určite nie. Pokiaľ je vám situácia povedomá, Sharepoint je nástroj, ktorý vás zbaví neprehľadných emailov a dvojciferných čísel za názvom projektu.
Ako funguje Sharepoint?
Hlavnou výhodou Sharepoint-u je ľahké zdieľanie projektov v štádiu riešenia, kalendárov, úloh a rôznych iných súborov a médií. Informácia tak zaručene nikoho „neobíde“, ani toho, čo nebol na meetingu. Predstavme si, že Katka je z oddelenia marketingu a Miro z oddelenia IT, grafik z oddelenia kreatívy, avšak všetci pracujú na jednom projekte – spomínanej prezentácii. Na Sharepointe si vedia vytvoriť svoj pracovný priečinok, napríklad s názvom prezentácia, kde si budú zdieľať všetky súbory a materiály v ich najnovšej verzii. Uvidia však aj históriu zmien – kto na čom pracoval a čo pomenil a taktiež výhrady a pripomienky, teda revíziu – komentáre, od spoluautorov. V emailovej schránke im zmiznú neprehľadné emaily a v počítači nezaberá miesto 10 súborov rovnakej prezentácie. Všetko je uložené na jednom mieste – v Sharepointe.
2. Power BI
Predstavte si kúpu puzzle s kúskami o počte tisíc. Jeden veľký chaos kúskov rôznych tvarov a farieb má dať dohromady istý obraz – celok. Nad zložením tohto obrazu sa budete trápiť niekoľko dní, viete si predstaviť, že chaos uprace niekto za vás? Presne toto pre vás urobí Power BI – technológia z balíka Microsoft 365, ktorá umožňuje jednoduchú vizualizáciu dát, s ich následnou analýzou. Každý kúsok vašej skladačky je nejaká informácia (dáta), ktorá v kombinácii s ďalšími informáciami (kúskami) vytvorí jeden celok (vizuál), vďaka ktorému si viete prezrieť , vylepšiť a zanalyzovať i najmenšie detaily.
Power BI alebo Excel?
Silnou zbraňou Power BI proti Excelu je jeho intuitívne prostredie, orientované na užívateľa, tzv. user-friendly interface. Power BI umožňuje ľahké a hodnotné porovnávanie tabuliek, reportov a dát. Vizualizácia, je prehľadná, jednoduchšia na prispôsobenie a informatívnejšia oproti excelu.
Rovnako ako všetky ostatné aplikácie z dielne Microsoft 365, aj Power BI dbá na kooperáciu spoluautorov, preto je, okrem vizualizácie a čítania dát, jednoduché spolupracovať s ostatnými členmi, vďaka zdieľaniu histórie verzií, ktoré Power BI ponúka. Taktiež report z Power BI môžu vidieť všetci členovia po uložení na firemný Sharepoint.
3. PowerApps
PowerApps je názov pre interné aplikácie, ktoré môžu ľahko vytvoriť zamestnanci bez znalostí programovania, s cieľom zautomatizovať niektoré úkony. Aplikácie nie sú verejné a sú maximálne prispôsobené vašej firme a jej potrebám. Napriek tomu poskytuje tento modul mnoho výhod – efektívna kooperácia medzi oddeleniami, intuitívne prostredie, jednoduché používanie a „všetko na jednom mieste“.
Ako funguje PowerApps?
Pre vytvorenie užitočnej aplikácie v PowerApps potrebujete len 2 veci – dáta, ktoré sa v aplikácii budú využívať a cieľ aplikácie. Predstavme si Naďu z oddelenia účtovníctva, ktorá si vedie všetky informácie o financiách a faktúrach v tabuľke v Exceli. Eva z marketingu jej každý mesiac posiela faktúry a Filip zas najnovšie zmeny. Už objavili čaro Sharepointu a zdieľajú si spomínaný Excel tam, avšak stále to nie je najefektívnejšie riešenie a zaberá to všetkým veľa času i nervov. Naďa sa preto rozhodne vytvoriť jednoduchú aplikáciu na nahadzovanie všetkých faktúr a zmien, s výstižným názvom, pridaným dátumom a zvolením dôležitosti alebo urgencie. Aplikácia ju dokonca sama informuje o zmenách a vypočíta údaje, ktoré by inak musela robiť ručne. Toto všetko zvládne Naďa urobiť sama, bez predchádzajúcich skúseností s tvorbou aplikácii. Nadinému riešeniu rýchlo pochopia aj zamestnanci z ostatných oddelení, vďaka intuitívnemu rozhraniu aplikácie, pretože i to Naďa navrhuje podľa seba.
Microsoft aplikácie ako nástroj pre vašu firmu
Prosperujúca firma dbá na efektivitu nielen pri firemných procesoch s možnosťou automatizácie (napríklad automatizácia opakujúcich sa úkonov pomocou RPA). Bezproblémová ľudská komunikácia je potrebná vo všetkých aspektoch života, samozrejme teda aj na pracovisku. Základom je pracovať múdro-efektívne, s maximálnym využitím technológii, ktoré nám Microsoft 365 dokáže ponúknuť.
Čo však s rozrobenými projektami, starými zvykmi a používanými úložiskami pokiaľ riešite prechod na Microsoft 365? Firma ITAPS zabezpečí plné školenia vašich zamestnancov a zavedenie Microsoft 365 riešení do firemných procesov. Po úvodných školeniach, nastavení vízie a zavedení vám poskytne online podporu a pomocnú ruku pri riešení akýchkoľvek problémov.
Pre plynulý prechod na Microsoft 365 nás kontaktujte na obchod@itaps.sk alebo prostredníctvom formulára.
Autor: Lucia Tonhajzerová
Kontakt: obchod@itaps.sk
