V prvej časti nášho blogu o automatizácii sme sa dozvedeli, čo samotná automatizácia vlastne je a aké výhody firmám prináša. Ďalej sme sa pozreli na to, ako je to s automatizáciou na Slovensku a s akými nástrojmi pracujeme my v ITAPS-e. Ako sme vám sľúbili, v tejto časti blogu sa pozrieme bližšie na to, kedy je vhodné premýšľať nad implementáciou automatizácie a na ktoré podnikové procesy by ste mali zamerať svoju pozornosť.
Kľúčový faktor, ktorý stojí za zváženie zavedenia automatizácie, je predovšetkým snaha o znižovanie nákladov firmy. Sú tu aj ďalšie faktory, ktoré môžu byť dôvodom pre zavedenie automatizácie, napríklad zvýšenie rýchlosti, resp. skrátenie doby vykonania procesu a s tým spojené väčšie množstvo spracovaných položiek či zníženie chybovosti.
Aké procesy sú vhodné na automatizáciu ?
RPA (automatizáciu firemných procesov) je vhodné zaviesť pri procesoch, počas ktorých zamestnanci vykonávajú opakujúce sa úkony s počítačovými aplikáciami. Automatizovať môžeme všetky takéto procesy, ak sa v blízkej budúcnosti neplánuje žiadna podstatná zmena v týchto procesoch. Nástroje RPA potom zvyšujú efektívnosť takýchto procesov a služieb bez toho, aby došlo k zmene v interných systémoch.
Po implementácii RPA do podnikových procesov vykonávajú tieto procesy „roboty“ a napodobňujú tak prácu človeka s aplikáciami. Tieto roboty sa potom rozhodujú na základe jednoduchých pravidiel. Celý tento proces vykonávajú softvérové roboty s minimálnou účasťou ľudí, ktorí sú po automatizácii potrební len pri riešení výnimiek.
RPA je možné využiť na automatizáciu procesov, ktoré:
• sa často opakujú – časté procesy bežiace každý deň alebo týždeň
• obsahujú štandardné a čitateľné typy elektronického vstupu – vstupy by mali byť v ľahko čitateľnom formáte pre robota, ako napr.: Excel, Word, e-mail, XML, PPT, súbory PDF atď.
• sa zakladajú na pravidlách – činnosti s jednoznačnými pokynmi na spracovanie (riadené šablónou), s rozhodovaním na základe štandardizovaných a vopred definovaných pravidiel
• sú dlhšie zabehnuté a stabilné – dobre zdokumentované procesy, ktoré sú zároveň stabilné a predvídateľné
• sú náchylné na ľudské chyby
• majú veľký objem operácií (vysoká frekvencia)
• môžu priniesť úspory – odporúča sa automatizovať iba procesy, ktoré môžu priniesť úspory ľudskej práce
• majú nízku mieru výnimiek – činnosti s nízkym počtom variačných scenárov – každý scenár vedie k rôznym postupom zaobchádzania
Oblasti, v ktorých by mala každá firma zvážiť automatizáciu procesov
• Financie a účtovníctvo – sú oblasti, v ktorých automatizácia procesov môže mať významný vplyv na úsporu nákladov, vyššiu účinnosť a zefektívnenie procesov.
• HR služby – vzhľadom na veľké množstvo opakujúcich sa, často manuálnych administratívnych úloh spojených s vyplňovaním formulárov, zberom údajov, aktualizáciou a šírením dát a tiež veľkým počtom spracovaných žiadostí, je práve oblasť HR plná príležitostí pre automatizáciu procesov.
• IT služby – odhaduje sa, že 30 % pracovného času strávia IT špecialisti riešením úloh nízkej úrovne. Management by mal prijať automatizáciu v oblasti IT ako spôsob, ktorým presunú pracovnú silu svojich „IT-čkárov“ na úlohy vyžadujúce inovatívne myslenie a čas strávený organizačnými činnosťami, ktoré zbytočne „žerú“ čas ich špecialistov, minimalizujú pomocou „robotov“.
• Zásobovací reťazec – problémy s dodávateľským reťazcom spôsobia v období zhruba 6 mesiacov spoločnostiam náklady odpovedajúce 9-20 % ich hodnoty. Zavedením automatizácie dosahujú spoločnosti zlepšenia v akýchkoľvek operáciách dodávateľského reťazca.
• Ďalšie oblasti automatizácie – okrem typických horizontálnych služieb existujú aj ďalšie organizačné činnosti, ktoré môžu byť zoptimalizované ich automatizáciou.
Implementácia RPA do podnikových procesov
Technológia RPA expanduje a prináša mnohé výhody, ktoré sme si popísali vyššie. Teraz si uvedieme jeden príklad z našich skúseností. Od klienta sme dostali za úlohu zautomatizovať proces vytvorenia kalkulácie pri žiadosti o mimoriadne ukončenie zmluvy.
Proces mal nasledujúce vlastnosti:
• počet prijatých žiadostí za deň: cca 70
• čas spracovania žiadosti človekom: 15 min.
• počet FTE (Full-time equivalent – potreba pracovníkov na plný úväzok) na túto činnosť: 2,5
• proces obsahuje digitálne vstupy: áno
• rozhodovanie procesu sa zakladá na vopred definovaných pravidlách: áno
• proces je riadne zdokumentovaný klientom: nie
Po analýze procesu a zautomatizovaní jeho vykonania sme dosiahli nasledovné výsledky:
• doba spracovania procesu a zaslania odpovede človekom bola viac ako 5 dní, robot to stihol do 24 hodín
• čas spracovania žiadosti robotom: 2 min
• potenciál spracovať denne viac ako 500 žiadostí
• chybovosť pri vykonávaní procesu bola minimalizovaná na cca 3 % (tieto prípady robot zasiela pracovníkom)
• počet ušetrených FTE: 2
Našou analýzou získal klient prehľad o procese a o možnostiach, ako ho viac štandardizovať, ktoré kroky sú zbytočné a naopak, ktoré kroky je možné robiť efektívnejšie, ak sa proces upraví.
Je automatizácia vhodná aj pre vašu firmu?
Či už ide o spracovanie faktúr v účtovnej firme, kontrolu prijatých formulárov miestnou samosprávou, prenos dát medzi systémami vo výrobnej spoločnosti, alebo optimalizáciu vášho dodávateľského reťazca. Automatizáciu je možné zaviesť pre všetky procesy, kde vaši zamestnanci musia vykonávať opakujúce sa činnosti.
V ďalšej časti nášho blogu sa pozrieme bližšie na postup pri analýze procesov pre účely RPA. Sledujte nás naďalej.
Ak aj vy premýšľate nad znížením nákladov či zvýšením výkonu procesov vo firme, neváhajte nás kontaktovať prostredníctvom formulára na itaps.sk/kontakt alebo nám napíšte na obchod@itaps.sk a nájdeme riešenie ako optimalizovať procesy aj vo vašej firme.
Autor: Anton Horváth
anton.horvath@itaps.sk
Autor: Gergely Galgóczi
gergely.galgoczi@itaps.sk
