V predchádzajúcej časti tejto série sme si priblížili procesy, ktoré sú vhodné na automatizáciu a v ktorých oblastiach môžeme takéto procesy nájsť. Dnes si priblížime ich samotnú analýzu, na základe ktorej vieme získať viaceré výhody.

Čo je analýza biznis procesu?

Je to proces mapovania, modelovania či simulácie jednotlivých krokov s cieľom pochopiť, riadiť a zlepšiť kvalitu ich vykonávania. Opisuje vstupy, výstupy, jednotlivé rozhodovacie podmienky, ich trvanie alebo nákladovosť. Výstupom je určitý model procesu „čo sa ako robí“ ako napríklad BPM (Business process management), aké aplikácie či zdroje sa pri procese používajú, prípadne aj údaje o časovej náročnosti procesu, či množstve spracovávaných položiek.

Ciele analýzy

Častokrát sa v praxi stretávame s tým, že manažéri v jednotlivých spoločnostiach o výhodách mapovania a analýzy procesov veľa nevedia, alebo to podceňujú, čím dochádza k situáciám, že procesy nie sú zdokumentované, alebo v horšom prípade sa vykonávajú neefektívne, keďže sú neriadené.

Ciele mapovania procesov a ich analýzy vieme zhrnúť do 3 základných výhod:
• Dokumentácia procesov – pre účely pracovných náplní, návodov, odovzdávania agendy spolupracovníkom alebo aj ako základ pre prípadnú špecifikáciu vývoja ďalších aplikácií
• Zjednodušenie, optimalizácia procesu
• Riadenie procesu alebo jeho automatizácia

Spôsob analýzy

Existuje viacero spôsobov, ako je možné proces analyzovať. Pri výbere spôsobu analýzy je potrebné si na začiatku určiť, aké ciele chceme analýzou dosiahnuť. Ak sa jedná len o dokumentáciu procesu, je možné analýzu spracovať aj interným pracovníkom, ktorý proces vykonáva. Ak chceme ale proces zjednodušiť, optimalizovať, prípadne automatizovať, je vhodné zvoliť externého analytika, ktorý je v danej oblasti odborník, nakoľko interný pracovník nemusí disponovať danými analytickými či technickými zručnosťami, ktoré sú pre tento účel potrebné. Rovnako výhodou môže byť pohľad na proces z iného uhla, ktorý následne umožní v procese optimalizovať kroky, ktoré by si interný pracovník ani nevšimol.

Okrem analýzy človekom vieme v dnešnej dobe použiť aj rôzne analytické nástroje, ktoré analyzujú či už proces alebo konkrétnu úlohu, prípadne aplikáciu. V prípade RPA analýz častokrát využívame analytické nástroje, ktoré pri vykonávaní procesu na PC vedia odchytávať jednotlivé vstupy, analyzovať kroky a podmienky v procese, sledovať výstupy a následne automaticky vytvoria model procesu. Podobne je možné využiť aj analytické nástroje vychádzajúc z „event logov“ danej aplikácie.

Postup analýzy

Vzhľadom k širokej palete využitia procesnej analýzy, nie je možné použiť univerzálnu metodiku – postup a forma analýzy procesov sa vždy musí odvíjať od konkrétnej potreby a konkrétnej situácie organizácie. Pri analýze procesov možno postupovať od analýzy jednotlivých procesov (tzv. opisy alebo modely jednotlivých procesov) a ísť zdola-nahor alebo pri komplexnej analýze procesov využiť tzv. mapu procesov. Výsledkom procesnej analýzy môže byť (v závislosti na použitej metodike a nástrojoch) obyčajný textový popis alebo sofistikovaný procesný model so zobrazením všetkých závislostí (kto, čo robí, aké dáta vznikajú, aké technológie sa používajú atď.). Práve procesné modely častokrát používame pre odhalenie neoptimálnych krokov v procese a preto zvyčajne slúži ako základ pre optimalizáciu procesu.

Napríklad často sa stretávame so situáciou, že zadávanie určitých žiadostí od klienta ide viacerými kanálmi napr. emailom, formulárom, poštou v papierovej forme a podobne. Už len samotné zúženie hrdla v takomto prípade na jeden štandardný formát, napríklad formulár, zabezpečí nie len  optimalizáciu daného procesu ale aj jeho digitalizáciu. Malá zmena, ktorá ale prinesie rýchly výsledok.

Analýza procesov v spoločnosti by mala byť neoddeliteľným cieľom každého manažéra v spoločnosti, nakoľko v konečnom dôsledku, ak je zahrnutá aj optimalizácia daného procesu je jej výsledkom zlepšenie kvality práce, služby a taktiež aj šetrenie nákladov. Stále je treba ale pamätať na fakt, že nie všetky zmeny je možné implementovať naraz. Je potrebné ich postupné zavádzanie a následná kontrola výsledkov medzi súčasným stavom a stavom po optimalizácií.

V prípade, že máte záujem o analýzu procesov vo vašej spoločnosti, neváhajte nás kontaktovať vyplnením formulára na itaps.sk/kontakt alebo prostredníctvom mailu na obchod@itaps.sk a nájdeme vhodné riešenie aj pre vašu firmu.

Autor: Daniel Marinič
daniel.marinic@itaps.sk

Zdroje:
https://managementmania.com/sk/business-process-podnikovy-proces
https://managementmania.com/sk/analyza-procesov-procesne-analyza
https://is.ambis.cz/th/v1h24/BP_Kratky_final.pdf