Základným predpokladom pre úspešné projektové riadenie vo firmách je dodávanie projektov v dohodnutých termínoch v najvyššej možnej kvalite.  Na to, aby sa tieto predpoklady naplnili, potrebuje projektový manažér predovšetkým dobre motivovaný tím.

Jednou z mnohých úloh projektového manažéra je preto udržiavať motiváciu svojho tímu na dostatočnej úrovni. V tomto článku si uvedieme 5 tipov, ako motiváciu v tíme udržať a rozvíjať.

1. Spätná väzba od prvého dňa projektu

Častou chybou v projektovom riadení býva získavanie spätnej väzby, až keď sa niečo pokazí a tým sa zablokuje ďalší, naplánovaný priebeh projektu. Ideálnym prístupom, ktorý sa snažíme aplikovať aj v ITAPSe, je zapájanie všetkých členov tímu do procesu získavania spätnej väzby počas celého projektu, počnúc prvým dňom. Takýto prístup vytvorí pracovné prostredie bohaté na nové nápady, otvorenosť a zvýšenú produktivitu. Prostredie, v ktorom zamestnanci budú cítiť rešpekt a dôveru v ich sily a schopnosti, čo prirodzene pozdvihne motiváciu v celom tíme. Získavanie spätnej väzby môžeme vykonávať pomocou rôznych nástrojov a metodík. Jednou z metodík je napríklad pravidelné retrospektívne stretnutie, na ktorom celý tím hodnotí určité časové obdobie z rôznych hľadísk.

2. Nastavenie jasných cieľov

Správne a jasne nastavené ciele sú kľúčom k dodržaniu naplánovaného časového harmonogramu projektu. Neskúseným projektovým manažérom sa často stáva, že v projekte nemajú jasne definované ciele, míľniky a zodpovednosti. Je pravidlom, že členovia tímu musia mať vymedzené osobné zodpovednosti, definované úlohy a ciele. Bez týchto  určených pravidiel zvyčajne vzniká zlá nálada v celom tíme, klesá motivácia a taktiež môžu  nastávať osobné spory alebo dokonca predčasné ukončenie projektu. Výsledkom je nespokojnosť klienta. Pre správne nastavenie cieľov sa zvykne využívať metodika SMART. Podľa SMART by mal definovaný cieľ byť:
• Špecifický (Specific),
• Merateľný (Measurable),
• Hodnotný (Actionable),
• Relevantný (Relevant),
• Časovo ohraničený (Time-bound).

3. Dôvera v schopnosti členov tímu

Pre udržanie zdravej motivácie v tíme je nesmierne dôležitá dôvera v schopnosti členov tímu. Prostredie, v ktorom je kontrolovaná každá činnosť a všetky rozhodnutia, býva pre zamestnancov demotivujúce a ponižujúce. Je nutnosťou, aby mal každý člen tímu svoju voľnosť, priestor pre kreativitu a rozvoj.

Vo všeobecnosti je známe, že dôvera patrí medzi základné stavebné kamene dobre motivovaného, produktívneho tímu a fungujúcej spoločnosti. 

Okrem toho, v tíme založenom na osobnej dôvere a rešpekte je vzájomná komunikácia medzi členmi oveľa efektívnejšia a úprimnejšia, čo so sebou prináša zlepšené výsledky dodania koncového produktu.

4. Pozitívny prístup k zlyhaniu

Zásadou pri vzniku chýb alebo zlyhaní skupiny či jednotlivca je pozitívny prístup. Z chyby sa treba ponaučiť a vyťažiť z nej do budúcnosti čo najviac. Dôležitý je podporný prístup k členovi tímu, týka sa to najmä juniorov. Je potrebné analyzovať dôvod zlyhania, udržať si zdravé sebavedomie, nestratiť motiváciu a z chyby sa do budúcnosti ponaučiť.

5. Vytváranie možností na profesionálny rast

Kariérny rast je významným aspektom v rozhodovaní sa zamestnanca o budúcnosti vo firme. Je dôležité, aby sa projektový manažér alebo líder rozprával s každým členom tímu o jeho cieľoch. Jedná sa o krátkodobé ciele na aktuálnom projekte, ale aj dlhodobé kariérne či osobné ciele. Takýto prístup prináša projektovému manažérovi detailnejší pohľad na zmýšľanie každého jednotlivca a korektné nastavovanie cieľov a zodpovedností. Ďalšou z možností vytvárania priestoru na profesionálny rast je delegovanie náročných úloh alebo styk zamestnanca s klientom. To môže byť pre člena tímu znakom dôvery, výsledkom čoho je zlepšenie na danej pozícii, zvýšená proaktivita a motivácia. 

Motivácia v tíme patrí ku kľúčovým aspektom dodania funkčného produktu v požadovanej kvalite. Rozhodujúcim faktorom pri udržiavaní určitej úrovne motivácie je, aby každý člen tímu chápal, čo je jeho úlohou, prečo je to, čo robí dôležité a aký má byť konečný výstup práce celého tímu. 

Na našom oddelení PMO (Project Management Office) sa snažíme dodržiavať všetky tieto štandardy, ktoré sú podporujúce pre tímovú spoluprácu, motiváciu, proaktivitu a tiež produktivitu. Dokážeme tým zabezpečiť nie len dokončenie projektu v stanovenom termíne, ale taktiež plynulý proces celého plánovania. Ak vás zaujal náš prístup k práci, zverte vaše IT projekty do rúk našich špecialistov.

Autor: Marek Arendáč

Kontakt: marek.arendac@itaps.sk

Zdroje:
https://blog.planview.com/project-managers-5-ways-motivate-teams/
https://pmtips.net/article/7-project-management-tips-on-how-to-motivate-your-team