Schopnosť rozoznať, kedy sa veci začínajú uberať negatívnym smerom, je to, čo oddeľuje dobrého projektového manažéra od skvelého. Včasná identifikácia varovných signálov vám nielen pomôže zabrániť neúspechu vášho projektu, ale taktiež zlepší agilnosť a prispôsobivosť vášho tímu a zabráni plytvaniu vašimi zdrojmi.
Ako môžeme včas odhaliť varovné signály?
Je rozdiel medzi zdravým zlyhaním, ktoré prispieva k strategickému rozvoju, a typom zlyhania, ktoré negatívne ovplyvňuje morálku, rozpočty a organizačné ciele. Typ zlyhania, o ktorom píšeme v tomto článku, je ten, ktorý nastane, keď sa v našich projektoch začnú objavovať kritické problémy, ktoré spôsobujú, že vaše tímy nedosahujú dostatočný výkon.
Schopnosť odhaliť varovné signály, a teda vyhnúť sa zlyhaniu, je jednou z najdôležitejších zručností projektového manažmentu.
Aké sú teda niektoré kľúčové varovné signály zlyhania projektu, ktoré by ste si mali všímať?
1. Nejasná definícia projektu
Niektorí projektoví manažéri spustia projekt ešte predtým, ako je jasne definovaný. Je teda priam kľúčové správne zadefinovať projekt ešte pred jeho spustením. Ak tak neurobíme , vzniknuté problémy sa budú ťažko riešiť, hoci budeme mať potrebné projektové nástroje, tím aj metódy.
Tu je niekoľko otázok, ktoré vám pomôžu posúdiť, do akej miery je váš projekt definovaný:
1. Je môj projekt štruktúrovaný a má definovaný jasný cieľ?
2. Mám dostatok zdrojov pre celý životný cyklus projektu?
3. Mám spôsob, ako merať úspechy môjho projektu?
4. Mám pre projekt nastavený primeraný časový plán?
Riešenie:
Na vyriešenie všetkých vyššie spomenutých nejasností nám vedia pomôcť systémy pre riadenie projektov. Softvér Jira je jedným z najdokonalejších nástrojov projektového manažmentu, ktorý vám pomôže vytvoriť štruktúru projektu, spravovať zdroje, rozvrhnúť časovú os, definovať metriky úspechu a rozvíjať míľniky.
Ak nepoužívate softvér, stále môžete splniť vyššie uvedené požiadavky tým, že spresníte procesy plánovania a zdokumentujete všetky kritické komponenty, ktoré tvoria váš projekt.
2. Nedostatočná komunikácia
Je všeobecne známe, že dobrá komunikácia je dôležitou súčasťou úspechu projektu. Situácia, kedy je komunikácia medzi členmi tímu zlá, môže byť predzvesťou zlyhania.
Ticho môže byť klamlivým znakom toho, že je všetko v poriadku. Vo väčšine prípadov je ale indikátorom kritickejšieho problému vo vašich projektoch. Môže napríklad naznačovať, že člen vášho tímu sa vyhýba rozhovoru o chybe, ktorú spôsobil. To môže zabrániť tomu, aby sa pokrok a podstatné zmeny jasne oznamovali ostatným pracovníkom, ktorí sú závislí od ich práce.
Riešenie:
Komunikácia je kľúčom k úspešnému projektu – to je nepopierateľný fakt. V aktuálnej situácii, kedy prevláda práca na diaľku, je nevyhnutné, aby ste vytvorili a podporovali otvorené komunikačné prostredie, aby vás vaše tímy mohli vždy informovať o blokátoroch, zmenách, alebo problémoch.
3. Neustále zmeny rozsahu projektu
V agilnom riadení projektov sú zmeny nevyhnutné. Ide o to, aby sme mohli flexibilne reagovať na nové požiadavky a mali väčšiu flexibilitu počas realizácie projektu v prípade zmien.
Nie všetky formy zmien by sa však mali prijať. Problémy a blokátory vznikajú pri neustálom robení zmien, bez riadneho posúdenia a hodnotenia rizík. V konečnom dôsledku to povedie ku „scope creep“ (nepretržitý alebo nekontrolovaný rast rozsahu projektu).
Riešenie:
Najlepším spôsobom, ako sa vyhnúť neustálemu upravovaniu rozsahu a zbytočným rizikám, je v prvom rade posúdiť potrebu danej zmeny. Je pochopiteľné, že žiadosti o zmenu niekedy prichádzajú od samotných zainteresovaných strán, takže projektoví manažéri sa musia naučiť povedať nie.
Z toho plynie, že skôr ako odsúhlasíte zmenu, dôsledne si preštudujte svoj plán.
4. Slabá priorizácia úloh
Ak sa všetko považuje za naliehavú úlohu alebo všetky úlohy majú nastavenú predvolenú úroveň priority (strednú), máte problém s priorizáciou. Toto je pre váš projekt veľký problém. Musíte si stanoviť priority pre svoje úlohy, aby dôležité veci dostali prednosť. V momente, keď sa zanedbávajú dôležité veci, váš projekt zlyhá.
Riešenie:
Riešením je stanoviť si jasne priority. Jedným z najlepších spôsobov, ako spravovať svoje úlohy a ich priority, je vizualizácia úloh projektu na Ganttovom diagrame, alebo použiť softvér Jira, kde je možné určovať priorizáciu úlohám.
5. Nedostatok prehľadu, kontroly a monitorovania projektu
V neposlednom rade, ak svoj projekt dostatočne nekontrolujete a nemonitorujete, smerujete k neúspechu. Ak nemáte prehľad a monitorovací systém vášho projektu, znamená to, že nemáte kontrolu nad priebehom smerovania projektu.
Riešenie:
Vykonávajte pravidelné stretnutia, kde budete kontrolovať stav projektu a agregujte správy do súhrnného zobrazenia pre vedúcich pracovníkov a zainteresované strany.
Záver
Varovné signály zlyhania sú určené nielen na to, aby vám pomohli k úspechu projektu, ale aj na identifikáciu projektov, ktoré by mali byť zrušené alebo pozastavené. Prečo strácať čas a peniaze na projekty, ktoré pravdepodobne zlyhajú? Bez ohľadu na to, v ktorej fáze životného cyklu sa váš projekt nachádza, znalosť varovných signálov zlyhania a venovanie im pozornosti zvyšuje pravdepodobnosť úspechu projektu.
Je teda veľmi dôležité, aby projektoví manažéri boli pozorní a dokázali si včas všimnúť varovné signály zlyhania projektu.
Naše PMO (Project Management Office) oddelenie dokáže aj vďaka včasnej identifikácií varovných signálov zabezpečiť plynulý proces plánovania projektu. Ak chcete mať o vaše IT projekty dobre postarané, neváhajte ich zveriť do rúk našich špecialistov.
Autor: Samuel Bučkuliak
Kontakt: samuel.buckuliak@itaps.sk
Zdroje:
https://www.laevo-services.com/post/5-early-warning-signs-of-project-failure
