V predchádzajúcom článku zo série „Automatizácia a firmy“ sme sa oboznámili s benefitmi, ktoré pre firmy prináša digitalizácia a ako ju v podnikoch docieliť. Dnes si povieme o možnostiach, ako efektívne s touto transformáciou začať a aké nástroje je možné použiť pre urýchlenie tohto, veľakrát zdĺhavého, procesu.

Oblasť hľadania príležitostí automatizácie je kľúčová pre budúci úspech jej zavedenia vo firme. Táto úvodná fáza  vie byť zložitá a časovo náročná, nakoľko vyžaduje súčinnosť biznis užívateľov, resp. vlastníkov procesu, s RPA analytikmi a RPA vývojármi. 

Zo skúseností vieme, že vedenie častokrát nepozná detailne všetky kroky jednotlivých procesov vo firme. Tieto kroky poznajú väčšinou len užívatelia, ktorí ich každodenne vykonávajú. Práve z dôvodu zefektívnenia výmeny informácií medzi biznis užívateľmi, analytikmi a vývojármi nám môžu pomôcť nástroje, ktoré poskytujú najväčší RPA dodávatelia pre tento účel. O týchto nástrojoch si povieme bližšie v tejto časti blogu. 

Nástroje na automatické zachytávanie práce užívateľa na obrazovke

RPA v súčasnosti ponúka nástroje na zachytávanie pracovných činností, ktoré ľudia vykonávajú na obrazovkách svojich počítačov, resp. notebookov. Užívateľ si jednoducho spustí nahrávanie a následne môže vykonávať svoju obvyklú pracovnú činnosť. Tieto nástroje  zachytia každý krok, ktorý užívateľ vykonal (kliknutie myšou, zapisovanie údajov, stlačenie rôznych klávesových skratiek,…) a tým pomáhajú analyzovať detaily procesu počas toho, ako ho biznis užívateľ vykonáva.  Taktiež vytvárajú snímky obrazovky a diagramy, ktoré uľahčujú  pochopiť, ako celý proces funguje. Po zmapovaní procesu dokážu tieto nástroje vytvoriť PDD (Process Design Document) dokument, v ktorom sa nachádzajú všetky snímky obrazovky a diagramy. Do PDD dokumentu následne užívatelia doplnia niektoré detaily procesu a týmto je základ pre hĺbkovú analýzu procesu hotový. Takto sa ušetrí veľa času, ktorý by RPA analytik venoval hĺbkovej analýze celého procesu a výrazne sa zjednoduší počiatočná fáza vývoja automatizácie.

Zapojenie umelej inteligencie

Niektoré nástroje zapájajú do svojho fungovania aj umelú inteligenciu. Tieto nástroje sú schopné sami klasifikovať úlohy, ktoré sú vhodné na automatizáciu. V praxi to vyzerá tak, že užívateľ má na svojom PC nainštalovaný nástroj, ktorý sníma jeho prácu, pričom tieto dáta ukladá – užívateľ teda opäť pracuje úplne štandardným spôsobom. Po vyzbieraní dostatočného množstva údajov od viacerých užívateľov sú tieto dáta spracované umelou inteligenciou. Tá sama vyberie na základe práce užívateľa úlohy, ktoré sú podľa rôznych kritérií vhodné na automatizáciu. 

Iné nástroje používajú umelú inteligenciu na spracovanie logov z ERP (Enterprise resource planning) systémov, ako sú SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics NAV, Oracle ERP a ďalšie. Každý ERP systém generuje informácie (logy) o operáciách, ktoré sú v ňom vykonávané jednotlivými užívateľmi. Tieto informácie sú použité a spracované umelou inteligenciou, ktorá dáta vyhodnotí a navrhne úlohy vhodné na automatizáciu.

Všetky tieto nástroje pritom poskytujú záruku bezpečnosti. Všetky citlivé údaje, ktoré sú spracované umelou inteligenciou, sú šifrované a teda nemôže prísť k nechcenému úniku dát.

Biznis užívatelia a RPA

Ďalšou kategóriou nástrojov sú nástroje na kolaboratívnu identifikáciu, správu a prehľad procesov. Tieto nástroje umožňujú zamestnancom zdieľať svoje nápady na automatizáciu. Ich cieľom je urýchliť prijatie robotizácie v danej organizácii/spoločnosti a vybudovanie RPA komunity. Tento nástroj urobí zo zamestnanca vodcu iniciatívy automatizácie. Poskytuje možnosť užívateľom, aby sami navrhli procesy, ktoré si myslia, že sú vhodné na automatizáciu. Vykonať to môžu tým, že vyplnia všetky dôležité informácie o procese zodpovedaním kľúčových otázok ohľadom vykonávania svojej činnosti. Následne takýto nástroj je schopný posúdiť, ktorý proces je najvhodnejším kandidátom na robotizáciu, resp. ktoré procesy vyžadujú určité zmeny, aby mohli byť v budúcnosti automatizované. Za každý nápad získava zamestnanec body, na základe ktorých môže zamestnávateľ odmeniť svojich zamestnancov za prínos v oblasti automatizácie.

Záver

Jednou z najdôležitejších fáz zavedenia RPA automatizácie je hľadanie vhodných procesov na automatizáciu. A práve na túto oblasť sa zameriavajú spomenuté nástroje, ktoré okrem identifikácie, prispievajú tiež k urýchleniu implementácie RPA riešení. V neposlednom rade môžu tieto nástroje slúžiť ako motivácia pre zamestnancov, ktorí majú možnosť prispievať návrhmi procesov vhodných na automatizáciu.

Ak potrebujete pomôcť pri analýze vašich firemných procesov, zverte ju do rúk našich skúsených biznis analytikov. Tí ju vykonajú za vás a následne vám naše RPA oddelenie pomôže s implementáciou samotnej automatizácie.

Autor: Gergely Galgóczi

Kontakt: gergely.galgoczi@itaps.sk

Zdroje:
http://www.uipath.com
www.blueprism.com
https://techmonitor.ai/techonology/software/10-erp-software-tools-to-keep-your-business-running-smoothly-4730736