Pohyb vašej firmy vpred ovplyvňuje množstvo faktorov. Pri zabezpečovaní efektívneho chodu je dôležité priaznivé prostredie, ktoré dáva priestor pre maximálnu produktivitu, plynulú komunikáciu, pravidelnú aktualizáciu a zároveň sa plne prispôsobí individuálnym požiadavkám. Tento priestor nesie názov Microsoft 365 Office.

Čo je Microsoft 365?

Microsoft 365 je súbor cloudových služieb z dielne Microsoft. Jedná sa o aplikácie so širokou škálou využitia, od najznámejších ako Word, Excel, Teams, až po menej známe, no vo veľkej miere využívané ako PowerApps, SharePoint, Power BI, o ktorých si môžete prečítať v článku o užitočných Microsoft aplikáciach, ktoré pravdepodobne ešte nepoužívate.

Prečo využívať Microsoft 365 vo firme?

1. Flexibilita

Všetky aplikácie v balíku Microsoft 365 sú tzv. cloud-base, čo v praxi znamená prístup ku všetkým súborom z rôznych zariadení či lokalít. Pracovať na svojom projekte alebo komunikovať s kolegami môžete zo stolného počítača vo vašej kancelárii, ako i z vášho tabletu na home-office. 

2. Efektívna komunikácia

Intuitívne rozhrania vám umožnia rýchlu adaptáciu na nové aplikácie pre komunikáciu, ako sú napríklad Teams alebo Outlook. V balíku Microsoft 365 sa dbá na elimináciu nepotrebných a odstránenie opakujúcich sa úkonov a vďaka zdieľaným súborom, virtuálnym tímom či kalendára nemusíte blúdiť v emailovej schránke, preposielať odkazy na meetingy alebo mať na vlastnej ploche nepotrebné súbory.

3. Bezpečnosť

Firemné dáta ostávajú len na firemnej pôde. Microsoft 365 vás upozorní na podozrivú aktivitu. Informácie zo zdieľaných súborov  ostávajú len medzi osobami s povoleným prístupom a tento prístup sa dá aj manažovať.

4. Organizácia

S efektívnou komunikáciou ide ruka v ruke aj organizácia pri zdieľaní projektov, súborov alebo reportov. Pre tento účel ponúka Microsoft 365 user-friendly nástroje ako OneDrive alebo Sharepoint. Vďaka nim viete ľahko diskutovať a vytvárať zmeny na zdieľaných projektoch.

5. Analýza

Dôkladná analýza a prediskutovanie výsledkov je nevyhnutným úkonom pri ceste ku firemným cieľom. Neprehľadným reportom v Exceli môže odzvoniť vďaka použitiu Power BI alebo vytvorenia vlastnej aplikácie na tvorbu reportov, analýzu údajov alebo plánovania v PowerApps.

Ako zaviesť Microsoft 365 do firmy?

Pri zavedení Microsoft 365 do vašej firmy je dôležitá správna technická implementácia. Pre maximálne využitie všetkých základných i pokročilých funkcií, ktoré balíček ponúka, je potrebné správne zaškolenie zamestnancov a ostatných účastníkov na firemných projektoch.

Microsoft 365 je zavedený, ale nevidíme progres, čo ďalej?

Okrem technickej implementácie a vedomostiach o používaní Microsoft 365 netreba zabúdať ani na definovanie cieľov, dosiahnuteľných aj pomocou tejto implementácie.

Zavedenie Microsoft 365 do vašej firmy by preto malo vyzerať takto:

1. Definícia vízie

2. Implementácia technického prostredia, jeho správna optimalizácia a príprava na využívanie

3. Zaškolenie zamestnancov pri práci s balíkom a jeho funkciami

4. Napredovanie v budovaní hodnoty, vedomostí a efektivity

Všetky spomínané kroky pre maximálne využitie Microsoft 365 balíčka vieme zabezpečiť vašej firme, s individuálnym prístupom. Pokiaľ rozmýšľate ako zefektívniť chod firmy, zvýšiť produktivitu a byť organizovanejší, obráťte sa na nás pre plynulý prechod na Microsoft 365.

Autor: Lucia Tonhajzerová

Kontakt: obchod@itaps.sk