Projektový manažér = efektivita plánovania

Požiadavky zákazníkov na kvalitu a komplexnosť vyvíjaných aplikácií a automatizácií procesov sú čoraz náročnejšie. Aj pri projektoch v našej spoločnosti, do ktorých je zapojený celý rad ľudí, je nutné priebeh projektu plánovať, organizovať a monitorovať. Projektové riadenie sa často považuje za zbytočnú a nepotrebnú zaťaž pre rozpočet, pretože môže dosahovať až 15 % celkových nákladov za dodaný produkt. Pravdou však je, že ide o neoddeliteľnú súčasť projektu. Realizácia projektu bez kvalitného projektového manažéra vo väčšine prípadov vedie k celkovému predraženiu a natiahnutiu dohodnutých termínov. 

Čo je projektové riadenie ?

Predtým, než prejdeme k významu projektového riadenia pri vývoji softvéru, je dôležité pochopiť, čo v skutočnosti projektové riadenie je. 

Projektové riadenie je definované ako umenie a veda na koordináciu ľudí, materiálov, peňazí a časových plánov tak, aby bol daný projekt ukončený v stanovenom čase a pri plánovaných nákladoch. Zahŕňa v sebe využívanie mnohých princípov, procedúr a nástrojov, ktoré pomáhajú viesť projekt od svojho začiatku až po úspešný koniec. 

Jednou z najdôležitejších častí projektového riadenia je čo najpresnejšie naplánovanie celého projektu ešte pred jeho začiatkom. V tejto fáze je nutné počítať s rôznymi prekážkami, aby sa zaručilo včasné dodanie produktu, ktorý spĺňa požiadavky zákazníka. Ďalšou z hlavných úloh projektového manažéra je dohliadať na priebeh vývoja a organizovanie zdrojov, či už ľudských alebo finančných. Všetko v rámci dodržania dohodnutých termínov a finančných nákladov. 

Každý tím potrebuje svojho ,,stavbyvedúceho”

Práca projektového manažéra je  porovnateľne dôležitá ako práca stavbyvedúceho v stavebníctve. Bez stavbyvedúceho má progres stavby tendenciu upadať. Je potrebné dohliadnuť na to, aby sa práce vykonávali v správnom poradí, aby  stavba prebiehala  v súlade s projektovým plánom a požiadavkami zákazníka. 

Projektové riadenie sa rýchlo vyvíja a mení, dokáže pružne reagovať na zmeny v prostredí, napr. aj na pandémiu Covidu.

Aké benefity so sebou projektové riadenie prináša?

S jasným porozumením činnosti projektového riadenia a správne nastavenou štruktúrou má prítomnosť projektového riadenia v podnikoch naozaj veľký význam. Okrem zvýšenia produktivity, zlepšenia transparentnosti a poskytnutia jasnej vízie tímu  si uvedieme 10 ďalších benefitov, ktoré so sebou projektové riadenie prináša.

1. Konzistentná komunikácia

Žiadny projektový plán nie je správne nastavený bez presne určenej komunikačnej štruktúry. Pri celom procese vývoja je komunikácia mimoriadne dôležitý aspekt a má veľký efekt na výkon tímu. Pre príklad, štúdia, ktorá analyzovala dôvody neúspechu projektov vo finančnom sektore Spojeného kráľovstva indikuje, že 57 % skúmaných neúspešných projektov bolo následkom zle zvládnutej komunikácie.

Projektoví manažéri musia zaistiť, aby celý tím zdieľal spoločný cieľ a spolupracoval na jeho dosiahnutí, následkom čoho je zvýšená produktivita celého tímu a to vedie k ďalším benefitom.

2. Alokácia zdrojov

Najdôležitejšími zdrojmi pri vývoji softvéru sú nepochybne ľudia. Primárnym cieľom a nutnosťou každého projektového manažéra je zaistiť, aby bol projektový plán v súlade s inými záväzkami zamestnancov firmy (pracovné povinnosti na iných projektoch, dovolenky). Je dôležité, aby v jednotlivých fázach projektu boli k dispozícii tí správni ľudia. Takýmto prístupom je možné časti projektu optimalizovať a získať požadovaný výstup pri čo najnižších nákladoch (čas, financie).

3. Produktivita

Oblasť projektového riadenia je úzko prepojená so zvyšovaním produktivity tímu. Vďaka správnemu využívaniu zdrojov, kvalitnej komunikácii v tíme a dobre nastavenému systému môže tím zvyšovať svoju produktivitu a tým napredovať rýchlejšie a efektívnejšie.

4. Spokojnosť zákazníka

Udržiavanie existujúcich klientov je jednou zo známych marketingových stratégií a mnohými je považovaná za dôležitejšiu ako získavanie nových zákazníkov. Zaručeným spôsobom, ako  si udržať zákazníkov, je ponúkať im bezkonkurenčné služby. 

Spokojný klient tak môže odporučťspoločnosť ďalším potenciálnym zákazníkom. 

5. Flexibilita

Projektové riadenie všeobecne zdvíha kvalitu vykonávaných procesov pri vývoji softvéru a tým ponúka priestor na rozšírenie zákazníckej základne. To znamená, že firma môže získať viac kapitálu, ktorý môže použiť na rozšírenie portfólia a tým sa stane flexibilnejšou a konkurencie schopnejšou na trhu. 

6.    Risk management

Pre úspech projektov je risk management veľmi významný, v niektorých prípadoch rozhodujúci. Najjednoduchšie by bolo rizikové situácie nevnímať, zamiesť pod koberec, nehovoriť o nich a dúfať, že sa situácia nevyskytne alebo nejako vyrieši. To však riešením nie je. Je dôležité disponovať robustným systémom, štruktúrou pre identifikáciu, riadenie a zmierňovanie rizík, čím predchádzame tomu, že sa z rizika stane reálny problém. Risk management je ďalším skutočným prínosom projektového riadenia pri vývoji softvéru – je dôležité byť pripravený na potenciálne „čo ak?“ scenáre. 

7. Morálka

Projektové riadenie prináša do projektu smer a jasný cieľ. Projektoví manažéri nesú na pleciach zodpovednosť za výsledok projektu. Prinášajú víziu, odstraňujú prekážky, motivujú a tým umožňujú tímu plné sústredenie na vykonávanie jednotlivých častí projektu. 

8. Plánovanie 

Základom úspešného projektu je čo najdetailnejšie naplánovanie projektu od štartu po ukončenie. Takéto plánovanie v sebe nesie jasné definovanie :
• cieľov
• rozsahu projektu
• časových harmonogramov
• termínov

Solídny projektový plán zaisťuje súlad s požiadavkami klienta a počíta s možnými rizikami pri samotnom vývoji softvéru.  Dodržiavanie tohto plánu a monitorovanie priebehu vývoja zaručuje, že projektový tím nebude znižovať svoju produktivitu a prinesie očakávané výsledky pri dodržaných termínoch.

9. Kontrola kvality 

Projektoví manažéri sú zvyčajne pod veľkým tlakom, pretože ich cieľom je odovzdanie projektu v rámci dohodnutých termínov. Ak termíny nie sú dodržané, plány sa sprísnia, práca sa vykonáva veľmi rýchlo, čoho výsledkom je nekvalitný výstup.

Rôzne metodológie ako Agile, ktoré sú využívané aj v našej spoločnosti, prinášajú do riadenia projektu jasnú štruktúru a overené metódy, ktoré pomáhajú minimalizovať problémy a tým dodržiavať stanovené termíny.

10. Retrospektíva 

Spraviť rovnakú chybu dva krát si projektový manažér nemôže dovoliť. Preto takmer každá projektová metodológia v sebe zahŕňa retrospektívnu časť. Logicky, táto časť býva po ukončení projektu. Niektoré metodológie dodržiavajú pravidelné retrospektívne stretnutia po určitých fázach, na ktorých sa zachytia chyby a problémy, ktoré sa vyskytli počas vývoja, či už v technickej alebo organizačnej oblasti.

Je projektové riadenie naozaj potrebné?

Bez prítomnosti projektového riadenia by bol pracovný tím a zákazníci vystavení chaotickej organizácii, nejasným cieľom, absencii projektového plánu a teda nerealistickému plánovaniu, vysokému riziku, možnej nízkej kvalite výstupov a riziku nedodržania termínov.

Práve preto je projektové riadenie veľmi významnou a neoddeliteľnou súčasťou procesu vývoja softvéru a jednoznačne prináša skutočnú a viditeľnú hodnotu, udržuje spokojnosť v projektovom tíme, no taktiež spokojnosť na strane zákazníka. Ak chcete dať projektom presný smer a zabezpečiť ich dokončenie v dohodnutý čas, zverte  vaše IT projekty do našich rúk.

Autor : Marek Arendáč

Kontakt : marek.arendac@itaps.sk

Zdroje:
https://thedigitalprojectmanager.com/why-is-project-management-important/
https://kissflow.com/project/importance-of-project-management/